Hebben jullie het filmpje van de opening van het ziekenhuis al gezien? Dit staat bij de video's. Hieronder enkele lessons learned die we tijdens dit project opgedaan hebben en een beschrijving van de samenwerking met de lokale partners.
- Een hele belangrijke succesfactor voor het uitvoeren van een ontwikkelingsproject vanuit Nederland is de betrokkenheid en het commitment van de partnerorganisatie, naast natuurlijk ook de kwaliteit van de partnerorganisatie. Omdat de bouw van het gezondheidscentrum het 2e project was dat we samen met de lokale AYADA partnerorganisatie hebben uitgevoerd, kon AYADA de kennis opgebouwd van het lagere school project direct in de praktijk brengen en daar hebben we echt van geprofiteerd.
- Een goed budget opstellen voor het project is ook belangrijk en niet altijd eenvoudig. Eerst heel goed nadenken over alle activiteiten die moeten worden uitgevoerd en daarna voor alle activiteiten een kostenraming maken. Als het om een infrastructuur project gaat, zoals in dit geval het bouwen van een gezondheidscentrum, heb je niet alleen te maken met materiaal- en personeelskosten, maar ook kosten zoals het vervoer van materiaal (sommige spullen kunnen alleen in een grote stad worden gekocht en moeten dan worden getransporteerd naar de project locatie); communicatiekosten (denk aan telefoon opwaardeerkaarten, kosten voor internetcafé); (openbaar) vervoerskosten voor vertegenwoordigers van de lokale organisatie; bankkosten en vergeet ook niet dat er in veel ontwikkelingslanden betaald moet worden voor 'vergunningen' en/of andere voor ons soms onbegrijpelijke diensten (wij noemen dat vaak steekpenningen!).
- Budgetten worden vaak gemaakt lang voordat het project start of is afgerond en inflatie en wisselkoersen kunnen de uiteindelijke kosten van het project daarom ook best wel beïnvloeden. Het opnemen van 'contingency' in het budget is daarom ook erg belangrijk.
- Frequente communicatie met de partnerorganisatie is heel belangrijk. Wij hebben heel dankbaar gebruik gemaakt van Skype en email. Het budget was voordat we het hebben vastgesteld al vele malen besproken met de partnerorganisatie. Daardoor begrepen we wederzijds goed wat er allemaal nodig was en wat 'redelijke' prijzen waren. Hierdoor waren we ook heel goed in staat om het budget goed te monitoren. De lokale projectleider vulde de gemaakte uitgaven in op het budgetsheet en met gebruikmaking van excel formules, konden we zo meteen zien waar de onder- en overbestedingen waren. Dit werd dan besproken tijdens de Skype voortgangsbesprekingen en er werden afspraken gemaakt hoe we binnen het totale budget konden blijven.
- Voortgang van het project kan ook heel goed gemonitored worden door de partnerorganisatie iedere maand foto's op te laten sturen van de bouwactiviteiten. Dit is ook een hele motiverende manier om de vorderingen van het project te zien en de foto's kunnen ook goed gebruikt worden om de donoren te informeren en enthousiast te houden. (Ik heb de foto's van de verschillende fases van de bouw steeds in mijn weblog opgenomen).
- Ben erop voorbereid dat er altijd onverwachte dingen gebeuren en soms ook 'onbegrijpelijke' dingen omdat je nu eenmaal een project doet in een ontwikkelingsland, waar dingen anders zijn dan wat je hier gewend bent.
